Chart of Accounts တည္ေဆာက္ျခင္း

Chart of Accounts ဆိုတာ ဘာလဲ ?

Chart of Accounts ဆိုတာ လုပ္ငန္းတစ္ခုအတြက္ အသံုးျပဳရမယ့္ စာရင္းေခါင္းစဥ္ေတြကို အစီအစဥ္ တက်ေရးခ်ၿပီး စာရင္းျပဳစုထားျခင္းပါပဲ။ မိမိလုပ္ငန္း အခုလည္ပတ္ေနတာေကာ အနာဂတ္မွာ လည္ပတ္လွ်င္ လိုလာမယ့္ စာရင္း ေခါင္းစဥ္ေတြကို သတ္မွတ္ စာရင္းျပဳစုရတာျဖစ္ပါတယ္။ လုပ္ငန္းတစ္ခုမွာ အေျခခံဘယ္လိုလုပ္ငန္းမ်ိဳးလဲ၊ ေငြနဲ႔ ပတ္သတ္ၿပီး ဘယ္လိုအသံုးစရိတ္ေတြ၊ ဘယ္လို ၀င္ေငြအမ်ိဳးအစားေတြ ရွိမလဲ၊ ေငြႏွင့္ မဆိုင္တဲ့ ဘယ္လို စာရင္းမ်ိဳးေတြ ထားရွိရမလဲ စသည္ျဖင့္ ၾကိဳတင္ သတ္မွတ္ၿပီး အစီအစဥ္တက် စာရင္းျပဳစုထားတာ ျဖစ္ပါတယ္။

ဘာေၾကာင့္ လိုတာလဲ ?

စာရင္းေရးသြင္းမႈမွာ ျမန္ဆန္၊ မွန္ကန္ေစရန္ ႏွင့္ Financial Reports မ်ားကို ျမန္ျမန္ဆန္ဆန္ အေသးစိတ္တိတိက်က်ျဖစ္ေစရန္ အတြက္ လိုအပ္ပါတယ္။ Financial Report ေတြကို ၾကည့္ၿပီး ဆံုးျဖတ္ရတဲ့ Owner ေတြ Director ေတြအတြက္ တိက်ေသခ်ာတဲ့ စာရင္းေခါင္းစဥ္ေတြ ရွိဖို႔ လိုအပ္ပါတယ္။  

ဘယ္လိုတည္ေဆာက္ၾကမလဲ ?

လည္ပတ္ေနၿပီးသား လုပ္ငန္းေတြအေနနဲ႔ကေတာ့ ယခင္ Trial Balance ကို ၾကည့္ၿပီး လိုအပ္သည္မ်ား ထပ္မံ့ ျဖည့္စြက္ကာ Charts of Account ကို သတ္မွတ္ၾကပါတယ္။ မိမိအေနနဲ႔ စနစ္တက် စတင္တည္ေဆာက္ေတာ့မယ္ ဆိုရင္ေတာ့ လုပ္ငန္းရဲ႕ လည္ပတ္ပံု အေျခအေနကို စတင္ ေလ့လာရပါမယ္။ စာေရးသူကေတာ့ အဓိကအားျဖင့္ မိမိလိုခ်င္တဲ့ ပန္းတိုင္ကေန စၿပီး စဥ္းစားပါတယ္။ P&L ႏွင့္ BS က Final Report ေတြ ျဖစ္တဲ့ အတြက္ Final Report ဆိုတဲ့ အေျဖရေအာင္ ဘယ္လိုိ ေမးခြန္းမ်ိဳးေတြ လိုအပ္မလဲ မိမိကိုယ္ကို ျပန္လည္ ေမးခြန္းထုတ္ရပါမယ္။ ဒါဆိုရင္ေတာ့ လိုခ်င္တဲ့ စာရင္းေတြ ကို စနစ္တက် ခ်ေရးလိုက္ရင္ အေျဖျဖစ္တဲ့ P&L နဲ႔ Balance Sheet ကို ရဖို႔ နီးစပ္သြားၿပီေပါ့။ စနစ္တက် ဘယ္လို တည္ေဆာက္ၾကမလဲ?

သက္ဆိုင္ရာ Acc တိုင္းမွာ Account Code ရွိရပါမယ္။ ဒါမွသာ Acc မွားသြင္းမိတဲ့ အေျခအေနမ်ိဳး မျဖစ္ေအာင္လို႔ပါ။ စာရင္းသြင္းရာမွာလည္း Account Code နဲ႔ဆိုရင္ Ledger ေတြအမ်ားႀကီးထဲက ပိုၿပီးေတာ့ ျမန္ျမန္ဆန္ဆန္ မိမိစာရင္းသြင္းမယ့္ Account ကို ရွာေတြ႔ႏိုင္ပါတယ္။

 Account Heading ရွိရပါမယ္။ မိမိသတ္မွတ္ထားတဲ့ Acc က ဘယ္ Report ရဲ႕ ဘယ္ Acc အမ်ိဳးအစား ေအာက္ကလဲ သိရွိေအာင္လို႔ပါ။

Account Name ရွိရပါမယ္။ ဒါကေတာ့ မိမိသတ္မွတ္ထားတဲ့ Acc ရဲ႔ နာမည္ပါ။

Account Definition ရွိသင့္ပါတယ္။ ဒါကေတာ့ မိမိမွမဟုတ္ အျခားသူေတြ စာရင္းသြင္းရာမွာ ဘယ္လို ကိစၥရပ္မ်ိဳးက ဒီ Acc Name မွာ စာရင္းသြင္းသင့္လဲ ဆိုတဲ့ ပံုစံမ်ိဳးပါ (ဥပမာ - Stationery & Office Supplies ဆိုတဲ့ ေခါင္စဥ္အတြက္ ရံုးသံုးစာေရးကိရိယာ၀ယ္ယူျခင္း၊ ရံုးသံုး တံျမက္စည္း၊ ေျခသုတ္သဘက္၊ သန္႔စင္ခန္းသံုး ပစၥည္း စသည့္ အေသးသံုးမ်ား စာရင္းသြင္းရန္ ဆိုတာမ်ိဳး အေသးစိပ္ မွတ္ေပးထားတဲ့ ပံုစံပါ။) တစ္ခ်ိဳ႕ ေခါင္းစဥ္ေတြအတြက္ ေခါင္းစဥ္ေလး ၾကည့္လိုက္ယံုနဲ႔ ဘယ္အေျခအေနေတြ အတြက္ သံုးမလဲ ဆိုတာ သိႏိုင္ေပမယ့္ တစ္ခ်ိဳ႕ Account Name ေတြက ဆင္တူယိုးမွား ျဖစ္ေနတာမ်ိဳးေတြ ရွိတတ္လို႔ တိတိက်က် Usage ေလး ထည့္ေပးရင္ေတာ့ ပိုအဆင္ေျပပါလိမ့္မယ္။

အၾကမ္းစဥ္းစားၿပီး ခ်ေရးၾကည့္တဲ႔ ပံုစံကို ေလ့လာၾကည့္ၾကရေအာင္….

Balance Sheet Accounts

Asset Accounts

• 101 Bank/Cash at Bank
• 102 Cash
• 108 Deferred Expense
• 110 Other A52312
• 112 Accounts Receivable
• 116 Supplies
• 130 Prepaid Insurance
• 157 Equipment
• 158 Accumulated Depreciation Equipment

Liability Accounts

• 200 Notes Payable
• 201 Accounts Payable
• 209 Unearned Service Revenue

• 230 Interest Payable
• 231 Deferred Gross profit

Equity Accounts (for sole proprietorship and partnerships)

• 300 Owner's capital
• 311 Share Capital-Ordinary
• 320 Retained Earnings
• 330 Capital contributions
• 332 Dividends
• 350 Income Summary
• 360 Drawings (Distributions)

Equity Accounts (for corporations)

• 300 dividend
• 310 Capital in excess of par
• 330 Retained earnings

Profit & Loss Accounts

Revenue Accounts

• 400 Rental Income
• 410 Sales Income
• 420 Interest Income

Expense Accounts

• 570 Office Expense
• 585 Computer Expenses
• 595 Communication Expense
• 597 Labour & Welfare Expenses
• 610 Advertising Expenses
• 599 Printing & Stationery Expenses
• 631 Supplies Expense
• 711 Depreciation Expense
• 722 Insurance Expense
• 726 Salaries and Wages Expense
• 729 Rent Expense
• 732 Utilities Expense

ခ်ေရးထားတဲ့ ပံုစံကို တစ္ဆင့္ျခင္းေလ့လာၾကည့္ လွ်င္ ျမင္သာပါတယ္။ ပထမ Balance Sheet က Asset ေတြကို စၿပီးေတာ့ စဥ္းစားသြားတယ္။ ေငြ acc ထားမယ္၊ လုပ္ငန္းပိုင္ Bank Acc ဖြင့္မယ္ဆိုရင္ Bank ထားမယ္၊ တစ္ခ်ိဳ႕ လုပ္ငန္းေတြမွာ အေသးသံုး Petty Cash ကို သီးသန္႔ထားၿပီး Balance Sheet Report မွာ ေဖာ္ထားခ်င္ရင္ Petty Cash A/C သီးသန္႔ ထားတာ မ်ိဳးေတြလည္း ရွိပါတယ္။ အဓိကက လုပ္ငန္းလိုအပ္ခ်က္နဲ႔ Report ၾကည့္ရမယ့္ Management သမားေတြ လိုအပ္ခ်က္ကို တိုင္ပင္ၿပီးေတာ့ ထားၾကပါတယ္။ ေနာက္ေတာ့ Liability ၊ Equity စတဲ့ acc ေတြကို လိုအပ္သလို စဥ္းစားရမယ္။

Balance Sheet အတြက္ စာရင္္းေတြ ၿပီးသြားရင္ေတာ့ Profit & Loss အတြက္ စဥ္းစားမယ္။ မိမိစာရင္းဆြဲမယ့္ လုပ္ငန္းက ဘယ္လို အမ်ိဳးအစားလဲ Service၊ Manufacturing၊ Trading စသည္ျဖင့္ ခြဲျခားၿပီး လိုအပ္တဲ့ စာရငး္ေတြ ကို Report ရဲ႕ လိုအပ္ခ်က္အတိုင္း တစ္ဆင့္ျခင္း စဥ္းစားၿပီး ေရးခ်သြားရင္ ရပါၿပီ။

Account Code ေတြ သတ္မွတ္ထားတာကေတာ့ စာေရးသူ ဥပမာ ျပထားသလို သတ္မွတ္မယ္ဆိုရင္ 100 ေက်ာ္ေတြက Asset ၊ 200 ေက်ာ္ေတြဆို Liability စသည္ျဖင့္ Account Code ၾကည့္ယံုျဖင့္ ဘာစာရင္းလည္း ခြဲျခားလြယ္ေအာင္ သတ္မွတ္ထားတာျဖစ္ပါတယ္။

ျဖစ္ႏိုင္ရင္ေတာ့ ဒီလိုမ်ိဳး ခ်ေရးမယ့္အစား Excel ေလးနဲ႔ ဇယားေလး တစ္ခု တည္ေဆာက္ၿပီး Usage ေတြကိုပါ ေသခ်ာ ထည့္သြင္းေရးသားမယ္ဆိုရင္ေတာ့ တိတိက်က်နဲ႔ တကယ္ကို ၿပီးျပည့္စံုတဲ႔ Chart of Account တစ္ခု တည္ေဆာက္ၿပီး ျဖစ္ပါလိမ့္မယ္။

နမူနာ Chart of Account Excel File ကို Download ရယူ ေလ့လာႏိုင္ပါတယ္။

P Cloud ျဖင့္ Download ရယူရန္

 

MediaFire ျဖင့္ Download ရယူရန္

Download လုပ္တာ အဆင္မေျပလိုပဲ ျဖစ္ျဖစ္၊ Blog ေလးကိုု ေ၀ဖန္အၾကံျပဳခ်င္လို႔ပဲ ျဖစ္ျဖစ္ ေအာက္မွာ Comment ခ်န္ထားခဲ့ႏိုင္ပါတယ္ေနာ္။ ေနာက္ထပ္လည္း ဒီလို အသံုးတည့္တဲ့ အရာေလးေတြကို မွ်ေ၀ေပးေနမွာ ျဖစ္လို႔ My Learning Diary ရဲ႕ Facebook Page ေလးကို Like & See First လုပ္ထားၾကဖို႔ကိုလည္း အၾကံေပးခ်င္ပါတယ္။

Your Lovely Emily

ဆက္လက္ေလ့လာရန္-

Bookkeeping ကိုေလ့လာျခင္း

Single-entry bookkeeping system

Double-entry bookkeeping system

JournalEntry