စာရင္းစစ္ေတြသာမက၊ စာရင္းကိုင္ေတြပါ အသံုးျပဳသင့္တဲ့ Vouching ပညာ

Vouching ဆိုတာကေတာ့ အလြယ္ကူဆံုး ေျပာရရင္ ေဘာက္ခ်ာေတြကို စစ္ေဆးျခင္းပါပဲ။ စာရင္းကိုင္ေတြရဲ႕အသက္၊ စာရင္းသြင္းထားျခင္းရဲ႕ သက္ေသေတြျဖစ္တဲ့ ေဘာက္ခ်ာေတြကို မွန္ကန္၊ တိက်မႈရွိမရွိ စစ္ေဆးျခင္းကို Vouching လုပ္တယ္လို႔ေခၚပါတယ္။ အထူးသျဖင့္ စာရင္းစစ္ေတြရဲ႕ လုပ္ငန္းစဥ္မွာ ပါ၀င္ေနတာျဖစ္ေပမယ့္ ရံုးတြင္း၊ ရံုးျပင္ စာရင္းစစ္ေတြ မစစ္ခင္မွာ Senior နဲ႔ အထက္ Level ေတြက အနည္းဆံုး တစ္ေခါက္ေလာက္ေတာ့ ျပန္စစ္ထားသင့္ပါတယ္။ 

Vouching လုပ္ျခင္းမွာ အဓိက ဘာေတြကို အဓိက စစ္မလဲ ေလ့လာၾကည့္ၾကရေအာင္ -

-       (၁) ေဘာက္ခ်ာနဲ႔ စာရင္းသြင္းထားတာေတြမွာ ေငြပမာဏ၊ စာရင္းေခါင္းစဥ္ မွန္လား တိုက္စစ္မယ္။

-       (၂) စာရင္းအင္းဌာနတြင္းသံုး ေဘာက္ခ်ာမွာ လက္မွတ္ေတြ (အထူးသျဖင့္ Authorized Person လက္မွတ္) အစံုအလင္ပါရဲ႕လား စစ္မယ္။

-       (၃) စာရင္းအင္းဌာနတြင္းသံုး ေဘာက္ခ်ာနဲ႔ ေနာက္တြဲ ျပင္မွ ရလာတဲ့ ေဘာက္ခ်ာေတြ ေငြပမာဏ၊ အသံုးျပဳထားတဲ့ ေခါင္းစဥ္ တြဲထားတာ မွန္ကန္ရဲ႕လားစစ္ေဆးမယ္။

 

-  

ဒီလိုေတြ စစ္ထားမယ္ဆိုရင္ တကယ္အလြဲသံုးစား လုပ္တာလည္း မဟုတ္ဘဲနဲ႔ ေပါ့ေလ်ာ့လို႔ ျဖစ္တဲ့ အေသးအမႊား အမွားေလးေတြက Audit Report မွာ ပါသြားစရာအေၾကာင္း မရွိေတာ့ဘူးေပါ့။ Junior ေတြ ကို တာ၀န္ခြဲေပးထားတဲ့ Senior ေတြလည္း ျပန္စစ္သင့္သလို၊ စာရင္းကိုင္တစ္ေယာက္တည္း လည္ပတ္ေနရတဲ့ လုပ္ငန္း အေသးေလးေတြမွာလည္း ကိုယ္တိုင္ ျပန္စစ္သင့္ပါတယ္။ လူဆိုတာ ေန႔စဥ္ ဒါပဲလုပ္ေနရရင္ျဖစ္ေစ၊ အလုပ္ရွုတ္သြားလို႔ျဖစ္ေစ ေမ့က်န္တာ၊ မွားယြင္းေနတာ မ်ိဳး ျဖစ္တတ္လို႔ Vouching ေလး လစဥ္ ျဖစ္ျဖစ္ ျပန္လုပ္ၾကဖို႔ တိုက္တြန္းလိုက္ရပါတယ္ေနာ္။

Post နဲ႔ ပတ္သတ္ၿပီး ေဆြးေႏြး အၾကံျပဳခ်င္လို႔ပဲ ျဖစ္ျဖစ္၊ Blog ေလးကိုု ေ၀ဖန္အၾကံျပဳခ်င္လို႔ပဲ ျဖစ္ျဖစ္ ေအာက္မွာ Comment ခ်န္ထားခဲ့ႏိုင္ပါတယ္ေနာ္။ ေနာက္ထပ္လည္း ဒီလို အသံုးတည့္တဲ့ အရာေလးေတြကို မွ်ေ၀ေပးေနမွာ ျဖစ္လို႔ My Learning Diary ရဲ႕ Facebook Page ေလးကို Like & See First လုပ္ထားၾကဖို႔ကိုလည္း အၾကံေပးခ်င္ပါတယ္။

Your Lovely Emily

 

စာရင္းဌာနမွာ အသံုးျပဳမည့္ ေယဘုယ စာရြက္စာတမ္းမ်ား

စာရင္းကိုင္ပညာရဲ႕ အသက္လိုပဲ အေျခခံစာရင္းေရးသြင္းမႈမွာ အေရးပါတဲ့ စာရြက္စာတမ္းေတြ အေၾကာင္းေျပာျပေပးပါမယ္။ လုပ္ငန္းအေနအထားနဲ႔ အသံုးျပဳပံုေပၚမူတည္ၿပီး ကြာျခားႏိုင္တာေၾကာင့္ ေယဘုယ်အားျဖင့္ အသံုးမ်ားတဲ့ Form ပံုစံေတြကို ေျပာျပေပးပါမယ္။ ဒီစာရြက္စာတမ္းေတြက Report ေတြမွာ မေတြ႔ရေပမယ့္ Final Report ေတြ ျဖစ္လာေအာင္ ေရသြင္းရတဲ့ စာရင္းေတြမွာအေရးပါတဲ့ သက္ေသအေထာက္အထားေတြ ျဖစ္ပါတယ္။

General Ledger မွာ ထည့္သြင္းရတဲ့ စာရင္းေရးသြင္းမႈေတြအားလံုးဟာ သက္ေသျဖစ္တဲ့ ဒီစာရြက္စာတမ္းေတြကို Reference ျပန္လုပ္ၾကရပါတယ္။ ဒီေတာ့ ကနဦးစာရင္းေရးသြင္းျခင္းအတြက္ အေရးပါတဲ့ ေငြစာရင္းဌာနသံုး Debit/ Credit Voucher ေတြကေန စေျပာပါမယ္။ ဒီေနရာမွာ သံုးစြဲထားတာေလးကို ဂရုစိုက္ၿပီး ဖတ္ေစခ်င္ပါတယ္ အေရွ႔မွာ (ေငြစာရင္းဌာနသံုး ေဘာက္ခ်ာ) လို႔ သံုးခဲ့ပါတယ္။ ဒါေၾကာင့္မို႔ Debit/ Credit ေဘာက္ခ်ာေတြဟာ ေငြစာရင္းဌာမွာပဲ သီးသန္႔သံုးဖို႔ လုပ္ထားတဲ့ ေဘာက္ခ်ာေတြ ျဖစ္ပါတယ္။ 

 (အသင့္၀ယ္သံုးလို႔ ရတဲ့ ေငြစာရင္းဌာနသံုး Voucher နမူနာေလးေတြ ျပေပးထားပါတယ္)

ဥပမာ - ရံုးသံုးဖို႔ စာေရးကိရိယာေတြ သြား၀ယ္မယ္ဆိုပါစို႔ စာေရးကိရိယာဆိုင္က ေပးလိုက္တဲ့ အေရာင္း ေဘာက္ခ်ာရလာပါမယ္။ ဒီ ေဘာက္ခ်ာကို တရား၀င္ စာရင္းသြင္းဖို႔အတြက္ ေငြကိုင္၊ စာရင္းကိုင္ေတြ သီးသန္႔ ထပ္ေရးရတဲ့ ေဘာက္ခ်ာျဖစ္လို႔ ေငြစာရင္းဌာန သီးသန္႔သံုးတဲ့ ေဘာက္ခ်ာလို႔ သံုးႏွဳန္းထားတာပါ။ ျပည့္စံုတဲ့ Ledger စာရင္းေရးသြင္းမႈမွာ သက္ေသအေနနဲ႔ ေငြစာရင္းဌာနသံုး ေဘာက္ခ်ာ ႏွင့္ ျပင္ပမွာ အသံုးျပဳလာတဲ့ ေဘာက္ခ်ာ တြဲလ်က္ ထိမ္းသိမ္းထားရွိရပါမယ္။ ျပထားတဲ့ ပံုမွာ ေလ့လာၾကည့္ပါ။

ဓာတ္ဆီ ၀ယ္ထားတဲ့ Voucher နမူနာ ျဖစ္ပါတယ္။ ေငြသံုးခဲ့တဲ့သူက သူအသံုးျပဳလာေၾကာင္းကို သက္ေသအေနနဲ႔ ယူေဆာင္လာရတာျဖစ္ပါတယ္။

ေငြစာရင္းဌာနမွာ ေငြကိုင္ရတဲ့ သူေတြအေနနဲ႔ စာရင္းသြင္းရန္ ေငြစာရင္းဌာနသံုး သီးသန္႔ Voucher ကို ထပ္ေရးရပါမယ္။ 

လက္မွတ္ေတြ အားလံုးစံုေအာင္ ထိုးထားၿပီး File မွာ တြဲၿပီး ထိမ္းသိမ္းထားရမွာ ျဖစ္ပါတယ္။ ဒါမွသာ ေနာက္ပိုင္း စာရင္းျပန္ရွာတာပဲ ျဖစ္ျဖစ္၊ Audit က စာရင္း ျပန္စစ္တာပဲ ျဖစ္ျဖစ္ အဆင္ေျပႏိုင္မွာ ျဖစ္ပါတယ္။

ေငြစာရင္းဌာနသံုး ေဘာက္ခ်ာ အသံုးျပဳျခင္းရဲ႕ အားသာခ်က္ေတြကေတာ့၊ စာရင္းသြင္းတဲ့ နံပါတ္ သတ္မွတ္ထာရွိရပါတယ္။ စာရင္းသြင္းတဲ့ ေန႔ သတ္မွတ္ေရးသြင္းထားပါတယ္။ သတ္မွတ္ထားတဲ့ စာရင္းေခါင္းစဥ္ ေရြးခ်ယ္ထားပါတယ္။ ဘာေၾကာင့္ အသံုးျပဳသလဲ တိတိက်က် ေရးမွတ္ထားပါတယ္။ အသံုးျပဳခဲ့တဲ့ ေငြေၾကးအသံုးျပဳခဲ့ေၾကာင္းကို ေငြထုတ္သူကလည္း လက္မွတ္ေရးထိုးရပါတယ္။ ေငြထုတ္ေပးသူကလည္း လက္မွတ္ ေရးထိုးရပါတယ္။ အဆံုးမွာ တာ၀န္ရွိသူကလည္း လက္မွတ္ေရးထိုး ေပးထားတဲ့အတြက္ ခိုင္မာတဲ့ သက္ေသအေထာက္အထားျဖစ္ေစပါတယ္။

တစ္ခ်ိဳ႕လုပ္ငန္းေတြမွာ ဒီိလိုမ်ိဳး အဆင္သင့္၀ယ္သံုးရတဲ့ ေဘာက္ခ်ာ ေတြကို အသံုးမျပဳဘဲ ကိုယ္တိုင္ စိတ္တိုင္းက် ျပန္လည္ေရးဆြဲထားတဲ့ ေဘာက္ခ်ာပံုစံေတြကိုလည္း အသံုးျပဳတတ္ၾကပါတယ္။ စိတ္၀င္စားသူမ်ား ေလ့လာႏိုင္ေအာင္ နမူူနာ Excel Template ေတြကို တင္ေပးထားလို႔ Download ရယူေလ့လာ အသံုးျပဳႏိုင္ပါတယ္။

Payment Voucher
Receipt Voucher
Payment Voucher (Short Style)
Receipt Voucher (Short Style)

ျပင္ပမွာ အသံုးျပဳလာၿပီး ေဘာက္ခ်ာမရတဲ့ စရိတ္ေတြအတြက္ Acknowledgement Voucher ကို အသံုးျပဳႏိုင္ပါတယ္။

ေဘာက္ခ်ာမရေသးတဲ့ ၾကိဳတင္ေငြထုတ္မယ့္ ေငြအထြက္အတြက္ Advance Voucher ကို အသံုးျပဳႏိုင္ပါတယ္။

Post နဲ႔ ပတ္သတ္ၿပီး ေဆြးေႏြး အၾကံျပဳခ်င္လို႔ပဲ ျဖစ္ျဖစ္၊ Blog ေလးကိုု ေ၀ဖန္အၾကံျပဳခ်င္လို႔ပဲ ျဖစ္ျဖစ္ ေအာက္မွာ Comment ခ်န္ထားခဲ့ႏိုင္ပါတယ္ေနာ္။ ေနာက္ထပ္လည္း ဒီလို အသံုးတည့္တဲ့ အရာေလးေတြကို မွ်ေ၀ေပးေနမွာ ျဖစ္လို႔ My Learning Diary ရဲ႕ Facebook Page ေလးကို Like & See First လုပ္ထားၾကဖို႔ကိုလည္း အၾကံေပးခ်င္ပါတယ္။

Your Lovely Emily